Vielleicht kennst du dieses Gefühl: Dein Kopf ist voll mit Gedanken, To-dos und Verpflichtungen und je mehr du versuchst, den Überblick zu behalten, desto chaotischer wird es… Bei mir hat das dazu geführt, dass ich zwar ständig beschäftigt war, aber am Ende des Tages trotzdem das Gefühl hatte: „Irgendwie bin ich nicht wirklich vorangekommen.“
Aber ich habe gute Nachrichten: Mit der GTD-Methode von David Allen habe ich es endlich geschafft, mehr Struktur in meinen Alltag zu bringen und dabei einen klaren Überblick zu behalten. Kein ständiges Gedankenchaos mehr, sondern ein System, das wirklich funktioniert! Genau deshalb möchte ich dir in diesem Beitrag zeigen, wie “Getting Things Done” funktioniert, wie du die Methode ganz leicht in deinen Alltag integrieren kannst und wie dir dein digitaler Planer dabei hilft, alles im Griff zu haben (ohne den Verstand zu verlieren…).
Inhaltsverzeichnis
- Warum dein Kopf kein guter Speicher ist
- Die 5 Schritte der GTD Methode
- Aus Chaos wird Klarheit: GTD trifft digitale Planung
- Tipps, die wirklich funktionieren: GTD im Alltag
- Fazit: Klarheit im Kopf, Struktur im Alltag
Warum dein Kopf kein guter Speicher ist.
Früher habe ich versucht, mir alles im Kopf zu merken: Ideen, Aufgaben, Deadlines – und ja, die eine oder andere Uni-Abgabe ist mir dabei (wer hätte es gedacht) komplett durchgerutscht – plus Mini-Erinnerungen wie Müll rausbringen, zur Post gehen, Blumen gießen. Spoiler: Es war das reinste Chaos! Ich hatte ständig das Gefühl, etwas vergessen zu haben (oder es wirklich vergessen) und das hat mich mehr gestresst als die eigentliche Arbeit!
Genau hier setzt die GTD-Methode an. David Allen stellt direkt zu Beginn klar:
Dein Gehirn ist zum Denken da, nicht zum Speichern.
Versuchst du, dir 100 Dinge gleichzeitig zu merken, bringst du am Ende alles durcheinander… Fokus adè! Sobald du jedoch alle offenen Aufgaben und Gedanken aus deinem Kopf in ein verlässliches System auslagerst, entsteht sofort Leichtigkeit. Und wie du das hinbekommst, zeige ich dir jetzt Schritt für Schritt.
Die 5 Schritte der GTD Methode
Als ich das erste Mal von der GTD-Methode gehört habe, war ich ehrlich gesagt skeptisch. Noch ein weiteres Produktivitätssystem? Davon gibt es doch schon genug! Aber als ich es ausprobiert habe, habe ich schnell gemerkt: Es ist kein starres Regelwerk, sondern vielmehr ein flexibles System, das sich perfekt an den eigenen Alltag anpassen lässt. Statt dich mit endlosen To-do-Listen zu überfordern, schenkt dir GTD Klarheit und Leichtigkeit.
Das Besondere daran: Die Methode besteht aus fünf einfachen Schritten, die sich fast spielerisch in den Alltag integrieren lassen und trotzdem eine enorme Wirkung haben:
Eingeben (Capture)
Alles, was dir in den Sinn kommt, sei es eine kleine Aufgabe, eine Idee für ein Projekt oder eine Erinnerung wie „Rechnung bezahlen“, wird sofort festgehalten. Das kann erstmal auch auf einem losen Zettel, in der Notizen App deines Handys oder einem Post It sein. Wichtig ist, dass es aus deinem Kopf in ein verlässliches System wandert, zum Beispiel auf die To-Do-Liste in deinem Aufgabenplaner. 
Verarbeiten (Clarify)
Hier entscheidest du, was es mit den gesammelten Dingen auf sich hat. Ist es eine konkrete Aufgabe? Gehört es zu einem größeren Projekt? Oder ist es vielleicht gar nicht relevant?
David Allen beschreibt dafür ein klares Schema: Zunächst prüfst du, ob etwas überhaupt umsetzbar ist. Wenn nicht, wandert es entweder in den Papierkorb, wird gelöscht oder auf eine „Vielleicht/Später“-Liste gesetzt. Ist es dagegen umsetzbar, stellst du dir die Frage nach dem nächsten konkreten Handlungsschritt. Alles, was sich in weniger als zwei Minuten erledigen lässt, wird sofort umgesetzt. Braucht es länger, delegierst du es an jemanden oder trägst es in deine Liste der „Nächsten Schritte“ ein. Darüber hinaus überlegst du, ob es sich um ein größeres Projekt handelt, denn nach GTD gilt: Alles, was mehr als einen Schritt erfordert, ist ein Projekt und sollte entsprechend eingeordnet werden. Dieses Sortieren schafft den ersten Aha-Moment, weil du dich nicht mehr von jedem Gedanken treiben lassen musst.
Organisieren (Organize)
Alle To-dos und Ideen bekommen ihren Platz. Manche landen im Kalender, andere in einer Projektübersicht oder auf einer „Irgendwann“-Liste. Durch diese Struktur weißt du jederzeit, wo etwas hingehört und musst es nicht immer wieder neu überdenken.
Reflektieren (Reflect)
Ein zentraler Bestandteil von GTD ist der regelmäßige Rückblick. Ich nehme mir einmal pro Woche Zeit, meinen Planer durchzugehen, Aufgaben neu zu priorisieren und offene Punkte zu sortieren. Dieser Überblick sorgt dafür, dass ich den roten Faden nicht verliere, selbst wenn das Leben mal chaotisch wird!
Erledigen (Engage)
Und schließlich geht es ans Umsetzen. Der große Vorteil: Du startest deine Aufgaben mit klarem Kopf, weil du weißt, dass alles andere an einem sicheren Platz festgehalten ist. Das gibt Fokus und macht es viel leichter, wirklich ins Tun zu kommen.
Aus Chaos wird Klarheit: GTD trifft digitale Planung
GTD-Methode + digitale Planung = Für mich die perfekte Kombination!
Hier ein kleiner Einblick in meinen digitalen Planer… 
Alle Ideen oder Aufgaben, die mir in den Kopf kommen, trage ich mir sofort in meine To-Do-Liste im Gamechanger ein. Für mich funktioniert das dort am besten, du kannst deine Punkte aber natürlich überall sammeln, wo es für dich Sinn ergibt!
Der größte Vorteil für mich: Ich kann meine To-dos direkt sortieren…
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Konkrete Aufgaben kommen in eine Spalte,
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Projekte in eine andere,
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und alles, was ich „irgendwann mal“ machen möchte, bekommt seinen eigenen Platz.
So sieht mein Ablauf aus: Mein fester Planungstag ist immer montags. Da gehe ich meine gesamte To-do-Liste durch und verteile die einzelnen Punkte: Manche landen auf meiner Monatsübersicht, andere in der Wochenplanung oder bei konkreten Projektseiten. Abgeschlossene Aufgaben fliegen raus… super befreiend! 🙌🏼
Das Beste daran: Ich habe nicht mehr 100 To-dos gleichzeitig im Kopf. Ein Klick in meinen digitalen Planer reicht und ich sehe sofort alles Wichtige auf einen Blick. Kein Stress, kein Chaos und von überall flexibel abrufbar!
Natürlich ist das mein persönliches System, das sich für mich bewährt hat. Aber das Tolle an digitaler Planung ist ja, dass du es komplett an dich anpassen kannst. Vielleicht trägst du deine Aufgaben lieber in einen To-do-Planer ein oder sammelst deine Gedanken im digitalen Tagebuch. Probier unbedingt aus, was dir am meisten Struktur gibt…dein perfektes System wartet schon auf dich!
Tipps, die wirklich funktionieren: GTD im Alltag
David Allen bringt es perfekt auf den Punkt:
„Your mind is for having ideas, not holding them.“
Und genau das macht die GTD-Methode so wertvoll. Indem wir unser Gedankenchaos in ein zuverlässiges System auslagern, schaffen wir Platz für Klarheit, Fokus und Kreativität.
Hier sind meine persönlichen Tipps, die mir im Alltag besonders geholfen haben:
Starte klein:
Versuche nicht, sofort dein ganzes Leben umzukrempeln. Fang lieber mit einer einfachen To-do-Liste an, auf der du alles konsequent sammelst. Gib dir Zeit, dich an dieses System zu gewöhnen und finde heraus, was für dich am effektivsten ist. 
Nutze Routinen:
Routinen sind der Schlüssel, um GTD nachhaltig in den Alltag zu integrieren. Ich habe mir zum Beispiel angewöhnt, morgens kurz meine To-do-Liste zu checken und montags einen Wochenüberblick zu machen. Das reicht für mich völlig, vielleicht funktioniert es für dich anders. Wichtig ist: Finde einen Rhythmus, der dir guttut und den du langfristig durchhältst.
Digital statt Papier:
Früher war mein Schreibtisch voll mit Post-its und Zetteln, heute ist alles in meinem digitalen Planer gesammelt. Das Beste daran: Ich habe immer Zugriff, auch unterwegs und kann meine To-dos jederzeit schnell aktualisieren oder neue Ideen eintragen. Für mich ist das ein echter Gamechanger, weil es übersichtlich, verlinkt und flexibel ist.
Sei flexibel:
GTD soll dich unterstützen und nicht unter Druck setzen. Passe die Methode deshalb unbedingt an dein Leben an. Wichtig ist nicht, alles perfekt nach Schema F umzusetzen, sondern ein System zu schaffen, das zu dir passt.
Fazit: Klarheit im Kopf, Struktur im Alltag
Das Schönste an GTD: Es geht nicht nur darum, effizienter zu werden. Es geht darum, Ruhe zu finden. Wenn dein Kopf frei ist, hast du endlich Platz für Kreativität, für dich selbst, für Momente ohne Druck.
Wir machen eine kleine Zeitreise in die Zukunft:
Du beendest den Tag ohne das Gefühl, etwas vergessen zu haben. Du weißt, was wichtig ist, und kannst entspannt abschalten. Genau das macht die GTD-Methode möglich: besonders in Kombination mit einem digitalen Planer, der dich Schritt für Schritt unterstützt! 
Ich hätte nie gedacht, dass ein System für To-dos so einen Unterschied machen kann… Aber GTD hat mir geholfen, gelassener und gleichzeitig produktiver zu sein! Probiere es also unbedingt selber aus und finde deine optimale GTD Routine!
