"Wie hast du es geschafft, digitale Planer in deinen Alltag zu integrieren? Ich habe zwar schon ein Tablet und einen Stift, aber es fällt mir noch so schwer"

Solche Fragen habe ich schon häufiger gestellt bekommen. Meine Antwort: Es ist wie mit jeder anderen Gewohnheit auch, die wir neu erlernen möchten. Neue Gewohnheiten brauchen Zeit! Immer schön am Ball bleiben und nicht gleich die Flinte ins Korn werfen, wenn es nicht sofort auf Anhieb klappt. Das Gehirn kennt schließlich nur den Griff zum Papier. Und das Schreiben auf Papier. Und das Gefühl von Papier. Dein Gehirn schreit also förmlich "PAAAPIER" und du willst ihm das jetzt nehmen? Hole dir einen Kaffee - das könnte etwas dauern.

Gewohnheiten sind schlichtweg dafür da, dass das Gehirn wenig Energie für Entscheidungsprozesse aufbringen muss. Routinierte Handlungen sind unterbewusst abgespeichert, um uns den Alltag zu erleichtern, wie beispielsweise der Weg zur Arbeit. Wenn wir jedes Mal bewusst darüber nachdenken müssten, wo nochmal der Weg zur Arbeit langgeht, dann wären wir am Ende des Tages ganz schön erschöpft - puh. Du musst deinem Gehirn erstmal beibringen "den Griff zum Papier gibt es nicht mehr" und stattdessen es dir fest zur Gewohnheit machen, nach deinem Stift und Tablet zu greifen. Das Gehirn benötigt für eine neue Gewohnheit im Durchschnitt 2 Monate - genauer gesagt ca. 66 Tage. Man darf hier nicht verallgemeinern, es kann länger oder kürzer dauern, aber dennoch kann dir dieses Wissen dabei helfen, dich schneller zu ertappen, wenn du einmal wieder zum Zettel und Stift greifen möchtest. Wenn der Griff zum Tablet sitzt, dann hast du schon mal sehr viel erreicht. Stelle dir folgende Fragen:

1. Warum möchte ich digital planen?

2. Welche Bereiche möchte ich digital planen?

3. Welche technische Ausstattung benötige ich dafür?

Um die Apps testen zu können und dir den Einstieg in die digitale Planung so einfach wie möglich zu machen, habe ich einen digitalen Planer extra für Anfänger und Neulinge entwickelt, der sehr intuitiv und einfach gestaltet ist. Am Ende des Blogartikels habe ich ihn dir verlinkt. 

Finde dein Warum

Als ich die digitale Planung entdeckte, war ich noch Studentin und mich nervte es extrem, dass ich immer alles in die Uni schleppen musste. Ich war keine sonderlich strukturierte Studentin und mein ganzes Studium spielte sich in meinem Notizblock ab. Leute, die auch Notizblöcke als Ordnersystem benutzen, kennen das Problem sicherlich, aber meine Zettelwirtschaft war schon extrem. Zudem nervte es mich, dass man so viel Papier verschwendete. Nachdem man die Uni oder auch die Schule beendet hatte, stand man vor einem gewaltigen Papierberg, mit dem man einfach nichts mehr anzufangen wusste. Ich habe mir jahrelang immer eingeredet, dass ich die Aufzeichnungen irgendwann doch nochmal brauchen werde, wenn mich jemand nach der Kosinusfunktion fragt. Leider kam es nie dazu. Gerade deswegen finde ich digitale Planer so toll - sie verbinden die analoge Welt mit der digitalen Welt und das ohne Papier! Um es kurz zu machen: Es motiviert mich extrem mit digitalen Planern zu arbeiten, weil ich weiß, dass ich dadurch Papier einspare und ich damit einen Beitrag zum Umweltschutz leisten kann. Die digitalen Planer erleichtern meinen Alltag so sehr und es macht extrem viel Spaß, dass ich hoch motiviert bin, mit ihnen täglich zu arbeiten. 

Dir die Frage zu stellen, warum du digital planen möchtest und dir die Gründe bewusst zu machen, kann dir helfen, die digitale Planung erfolgreich in deinen Alltag zu implementieren. Denn, wenn wir den Grund für unser Handeln kennen, dann fällt es uns leichter, die benötigte Motivation für etwas aufzubringen. Also: Warum möchtest du digital planen? Frage dich, was du davon hast und in welcher Weise du davon profitieren kannst. Wenn du weißt, warum oder wofür du etwas tust, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass du damit nicht so schnell wieder aufhören wirst, weil du einen positiven Nutzen für dich erkannt hast.

Welche Bereiche lassen sich gut digital planen und welche nicht?

Als ich meinen ersten digitalen Planer in den Händen hielt, dachte ich, ich könnte die Welt verändern. Oder der Planer meine Welt. Wie auch immer. Ich war so euphorisch, dass ich nur noch digital planen wollte. Alles. Das ging natürlich völlig in die Hose. Manche Bereiche lassen sich schlichtweg nicht gut digital planen, beziehungsweise nicht mit einem digitalen Planer. Projekte, die die Abstimmung von mehreren benötigen, Termine mit Deadlines, wofür man unbedingt eine Erinnerungsfunktion benötigt und noch einige weitere Punkte.

Ich merkte mit der Zeit, dass ich den Großteil meiner Selbstständigkeit nicht digital planen konnte. Auch der Griff zum Papier war noch voll drin und meinen Arbeitsplatz stellte ich erst sukzessive auf die digitale Planung um. Das alles brauchte einfach Zeit. Es sind neue Prozesse, die man lernt und man muss erstmal verstehen, wie man sie bestmöglich nutzen kann. Beginne erstmal damit, kleinere Planungsbereiche von dir zu digitalisieren. Wenn du zum Beispiel mit einem Schmierheft arbeitest, dann kannst du dir eine Notizen-App herunterladen und dir ein eigenes Notizbuch anlegen. Das kannst du dann als digitale Schmierheft-Version griffbereit auf deinem Schreibtisch liegen haben und wenn dir ein Gedanke kommt, den du aufschreiben willst, dann greifst du zum digitalen Notizheft statt zum Papier. In deinem beruflichen Alltag kannst du beginnen, dir digitale Mitschriften zu machen, zum Beispiel für Telefongespräche oder Meetings. Als Schüler*in oder Student*in kannst du damit anfangen, dein iPad/Tablet für die Schule oder Uni zu nutzen. Wenn du gerne kochst, fange an, deine Kochkünste digital zu dokumentieren. Schreibe dir Einkaufslisten und versende sie an dein Smartphone. Digitale Planer lassen sich von mehreren Geräten nutzen, das heißt, du kannst von überall darauf zugreifen. Werde erstmal warm damit, dein Tablet regelmäßig in deinem Alltag zu nutzen und überlege dir dann sukzessive, welche weiteren Bereiche du digitalisieren kannst und möchtest.

Diese Bereiche haben sich bei mir durchgesetzt:

Den organisatorischen Teil meiner Selbstständigkeit plane ich zwar auch digital, aber mit einer anderen Software und nicht in einem digitalen Planer. Bestimmte Teilbereiche hingegen sind super für die Nutzung in Notizen-Apps geeignet. Gerade wenn es um schnelle Skizzen, Projekte, die man visuell aufbereitet, Koordination der Freelancer und viele weitere Punkte geht, nutze ich dafür GoodNotes - und ich will es nicht mehr missen! 

Meine Selbstständigkeit ist folglich der einzige Bereich, der sich nicht zu 100 % in einen digitalen Planer ausgliedern lässt. Ansonsten plane ich in meinem Alltag ausschließlich digital. Kochen, Buchnotizen beim Lesen, Routinen tracken, Reisetagebuch, Notizen, Einkaufslisten schreiben, tägliches Journaling oder um mal eine Runde zu Malen, wenn ich gestresst bin 😂

Ich kann es nur immer wieder betonen: Haben sich erstmal die Prozesse in deinem Alltag bewährt, dann ist es wahrscheinlicher, sie nachhaltig zu etablieren. Natürlich muss man sagen, dass digitales Planen nicht allen gefallen kann. Das ist auch völlig okay. Aber probiere es wenigstens über einen längeren Zeitraum aus und nehme dir Zeit für das Kennenlernen. 

Was brauchst du, um einen digitalen Planer nutzen zu können?

Ein digitaler Planer ist keine App, sondern eine PDF-Datei, die mit Hyperlinks funktioniert. Für die Nutzung eines digitalen Planers benötigst du eine für dein Betriebssystem geeignete Notizen-App. Ganz wichtig zu verstehen ist, dass der Planer nur so gut funktioniert, wie die App, mit der du ihn nutzt. Anders ausgedrückt: Es nützt dir nichts, wenn du einen netten Sportwagen vor der Tür stehen hast, du aber keinen Führerschein besitzt. Nur mit einem Führerschein kommst du in den Genuss, das Auto im vollen Umfang nutzen zu können und genauso verhält es sich auch mit der Notizen-App und dem Planer. Wenn du eine Notizen-App hast, die dir Spaß macht, dann wirst du definitiv mehr Freude am Planer haben. Auch wenn einige Notizen-Apps nicht kostenlos sind, so bekommst du allerdings schon für unter 10 € eine sehr gute App mit einem großen Funktionsangebot. Wenn du noch mehr über die Nutzung und die Voraussetzungen erfahren möchtest, dann kannst du dir gerne meinen Blogartikel "Was ist ein digitaler Planer?" durchlesen. 

Ich empfehle grundsätzlich die Nutzung auf einem Tablet in Kombination mit einem Stift für handschriftliche Notizen. Ein Stift ist nicht zwingend erforderlich, da du auch mit Textfeldern arbeiten kannst, aber dennoch ist der Stift die Sahnehaube auf der Torte. Zusammengefasst kann man also sagen:

Tablet + Stift + Notizen-App = Bestmögliche Nutzung 😍

Komm ins Handeln!

Der wichtigste Punkt, wie ich finde, ist der, dass man aktiv werden muss. Ich lese häufig Nachrichten von Menschen, die mir schreiben, dass sie schon seit Jahren (!) am überlegen sind, auf einen digitalen Planer umzusteigen, aber es immer noch nicht getan haben. Mep. Trau dich! Den "perfekten" Zeitpunkt dafür gibt es nicht. Zumal die Digitalisierung sukzessive in weitere Lebensbereiche vordringen wird. Dann lieber aus freien Stücken jetzt damit beginnen, statt dass dir die Entscheidung früher oder später vielleicht sogar abgenommen wird, wenn dein (Arbeits-)Umfeld auf digital umstellt. Ein digitaler Planer ist da auch ein idealer Einstieg in die digitale Welt - die haptischen Komponenten, die du von deinem analogen Planer bereits kennst, gehen beim digitalen Planer nicht verloren. 

Checkliste digitales Planen

Ich habe nochmal alles in einer Checkliste zusammengefasst. Sie dient als kleine Anleitung, um dich an die digitale Planung heranzuführen.

Paperless Life Starter Kit

Um dir den Einstieg in die digitale Planung so einfach wie möglich zu machen, habe ich einen digitalen Planer extra für Neulinge entwickelt. Dadurch lernst du die digitale Planung und die Funktionsweise der Hyperlinks kennen. Also keine Sorge, du kannst den Planer hier kostenlos herunterladen und selber in deinem Alltag ausprobieren. Falls du bereits eine Notizen-App wie GoodNotes auf deinem Tablet installiert hast, kannst du den Testplaner damit nutzen. Ansonsten gibt es auch kostenlose Notizen-Apps. Die vorinstallierte Notizen-App auf dem iPad ist für die Nutzung eines digitalen Planers nicht zu empfehlen. Die Hyperlinks funktionieren nicht zuverlässig und auch die Speicherung der Notizen ist fehleranfällig. Du kannst den Planer nicht mit OneNote nutzen, da die App die Hyperlinks nicht unterstützt.

Der digitale Testplaner ist ein Monatsplaner mit einer Monatsübersicht und verlinkten Tagesansichten. Weiterhin erhältst du ein Set an digitalen Stickern, die du verwenden kannst und bekommst hilfreiche Beginner-Tipps mit an die Hand. Falls du neue Funktionen kennenlernen möchtest, dann trete gerne meiner Facebook-Gruppe bei. Ich gebe dort regelmäßig Tipps zur Nutzung und verteile coole Freebies. 

Abschließend möchte ich deine ersten Schritte hin zu einer papierlosen Planung mit folgenden Worten kommentieren:

„Einfach mal machen. Könnte ja gut werden.“

GoodNotes in meinem Alltag

Falls dich interessiert, wie ich GoodNotes nutze, um mich im Alltag besser zu organisieren, dann schaue dir gerne meinen Gamechanger Kalender 2023 oder mein geliebtes Rezeptbuch an 😍